Dokumentasjonsplan og informasjonsforvaltning for Statens vegvesen

Bakgrunn

Statens vegvesen skal videreutvikle dokumentasjonsforvaltningen for å møte nytt arkivregelverk fra 01.01.2026. Oppdraget skal gi kunden et praktisk anvendbart styringsgrunnlag for etterlevelse, internkontroll, prioritering og videre forvaltning av dokumentasjon.

Behov

Kunden har behov for en seniorressurs eller et kompetanseteam som kan planlegge, gjennomføre og forankre en dokumentasjonsplan i tråd med arkivforskriften § 12. Arbeidet skal skje tett sammen med fagressurser, systemeiere, prosesseiere og relevante lederfora.

Arbeidsoppgaver

- Planlegge og fasilitere prosess for utarbeidelse, kvalitetssikring og forankring av dokumentasjonsplan.

- Revidere kartlegging av relevante lover og krav som påvirker Statens vegvesens dokumentasjon.

- Kartlegge dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, inkludert dokumentasjon i sak-/arkivløsning, fagsystemer og andre informasjonsløsninger.

- Etablere oversikt over dokumentasjon, informasjonssystemer, ansvar, vurderinger, forvaltningsbehov og forbedringspunkter.

- Samle og strukturere innholdet i dokumentasjonsplanen etter kravene i arkivforskriften § 12.

- Fasilitere arbeid med mål, prioriteringer, rutiner, årshjul og indikatorer for internkontroll med dokumentasjonsforvaltningen.

- Utarbeide komplett dokumentasjonsplan med struktur, beskrivelser, vurderinger og anbefalinger.

- Utarbeide forslag til forvaltning, vedlikehold, intern publisering og eventuell ekstern tilgjengeliggjøring.

- Rapportere status, risiko, avklaringsbehov og anbefalinger til styringsgruppe eller annet besluttende forum.

Obligatorisk krav

- Dokumentert erfaring fra arbeid med dokumentasjonsforvaltning, arkiv eller informasjonsforvaltning i offentlig sektor.

Ønskede kvalifikasjoner

- 5 års erfaring eller mer fra prosjektarbeid med ansvar innen prosjektledelse, prosessledelse og endringsledelse.

- 5 års erfaring innen informasjonsforvaltning.

- Erfaring med utarbeidelse av dokumentasjonsplan, arkivplan, bevarings- og kassasjonsvurderinger eller funksjonsbasert klassifikasjon.

- Erfaring med kommunikasjons-, involverings- og forankringsarbeid overfor ledelse, fagmiljøer, systemeiere og andre interessenter.

- Evne til å utarbeide tydelige beslutningsunderlag, anbefalinger og leveranser til bruk i styring, internkontroll og videre forvaltning.

Oppdragsdetaljer

- Oppstart: 5. oktober 2026 eller etter nærmere avtale.

- Leveranse: Dokumentasjonsplanen skal etter planen leveres i januar 2027.

- Opsjon: Revidering av funksjonsbasert klassifikasjon med bevarings- og kassasjonsvurderinger, med forventet leveranse januar-april 2027 dersom opsjonen utløses.

- Arbeidssted: Statens vegvesens lokaler i Drammen.

- Omfang: Behovet varierer mellom oppstart og avslutning. Kunden søker én seniorressurs eller et kompetanseteam. Dersom team tilbys, skal senior levere minimum 50 % av timene.