Fungerende programleder

Bakgrunn: Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) har ansvaret for å innføre felles IKT-tjenester for Statsministerens kontor, alle departementer, Norges utenriksstasjoner og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Målet er å legge til rette for en sikker, kostnadseffektiv og funksjonell behandling og deling av digital informasjon internt og eksternt. 

Program felles IKT har to hovedmålsetninger; ett organisatorisk og ett teknisk. 

Det organisatoriske målbildet ble oppnådd gjennom etableringen av Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO), som fra 1.1.2025 erstattet IKT-organisasjonene i Utenriksdepartementet (UD), Justis- og beredskapsdepartementet (JD) og DSS. 

Det tekniske målbildet er under arbeid med etableringen av en ny, felles løsning som vil erstatte dagens plattformer i UD, JD og DSS. 

DIO har oppdragsansvaret for programmet.

Program Felles IKT skal levere ny felles IKT plattform for departementene, SMK, DSS og DIO og Norges utenriksstasjoner, som skal sikre ivaretakelse av digital sikkerhet, samhandling og effektivitet for departementsfellesskapet. Herunder en sikker, kostnadseffektiv og funksjonell behandling og deling av digital informasjon internt og eksternt. 

Endringer

Rollen kan være gjenstand for endring dersom programorganisering går over til en prosjektorganisering. I den forbindelse endres behovet til at konsulenten vil inneha en rolle som ansvarlig for gjennomføringen på vegne av direktør DIO. 

Rollen rapporterer direkte til direktør i DIO. 

Ansvar og myndighet for rollen 

• Rollen har det overordnede daglige ansvaret for å lede programmets aktiviteter i henhold til plan, tid, kost og kvalitet (gjennomføringsansvar). 
• Er ansvarlig for utarbeidelse av rapporter iht. avtalte rapporteringsrutiner. 
• Forberede styringsgruppemøter og fremlegge rapportering til denne, hvorav agenda og dokumentasjon i forkant er godkjent av Direktør DIO.
• Utarbeide bestillingsgrunnlag for anskaffelser av varer og tjenester og få disse godkjent av Avdelingsleder Virksomhetsutvikling i DIO.
• Behandle innsynsforespørsler.
• Følge opp programmets usikkerhets register og sørge for gjennomføring av nødvendige tiltak.
• Overordnet ansvar for planlegging og gjennomføring av program- og programtiltaksprosessene, inkl. overordnet planlegging og oppfølging av programmets struktur og operasjonaliseringer av programmets styrende dokumenter, gjennomføring av kontrollpunkt og oppfølging av beslutningspunkter og milepæler. 
• Lede, motivere, veilede, samt koordinere programtiltak/team og prosjektledere gjennom prosessen. 
• Være ledende på prosess/metodikk (metodeansvarlig gjennomføringsmodell) og samtidig være coach for prosjekt-/teamledere. 
• Bistå prosjektledere med generell oppfølging av programtiltaket og rapportering. 
• Medvirke til å avdekke risiko og muligheter, og sikre at tiltak blir iverksatt og fulgt opp. 
• Overordnet ansvar for usikkerhetsstyringen. 

Arbeidsoppgaver 

• Koordinere leveranseplanlegging og iverksette leveranseplan. 
• Overordnet ansvar for fremdrift i programmets hovedprosesser, samt overvåkning av beslutningspunkter og milepæler 
• Statusoppfølging - fremdriftsoppfølging av de ulike programtiltakene iht. gjennomføringsmodell 
• Organisere, delta og oppfølging av programstyremøter. 
• Fremdrift i produksjon av spesialistprodukter gjeldende planer 
• Håndtere/fjerne hindringer som ikke kan løses av prosjekt/teamlederne. 
• Prioritering av oppgaver og ressurser i det operative arbeidet i programtiltaketet og i kontakt med linjen/mottaksapparat i linjen på operasjonelt ledernivå. 
• Prosessledelse – skape flyt og moment, motivere og coache. 
• Dele informasjon; både diagonalt, horisontalt og vertikalt (etterse glavalag) 
• Oppfølging og støtte av fremdrift i produksjon i hovedprosessene inneværende leveranse(r) iht. gjeldende leveranseplan for endringstrinn 
• Leder kontrollpunktsmøter, samt koordinerer kontrollpunktsgjennomføringen internt, sentralt og eksternt (ansvaret for oppgaver tilknyttet gjennomføring av kontrollpunktet må gjøres innenfor hvert enkelt programtiltak/fagteam) 
• Bidra til å sikre tilstrekkelig datagrunnlag for utarbeidelse av saksdokumenter til programstyret, inkl. EVM. 
• Usikkerhetsstyring og usikkerhetsregisteret 
• Overvåke daglig Logg (ad-hoc), erfaringslogg, emneregisteret. 
• Dialog med interessenter. 
• Representere i ulike interessentråd. 
• Rapportering: Sluttrapporter, erfaringsrapporter, avviksrapporter, emnerapporter, unntaksrapporter, ad-hoc rapporter, statusrapporter. 
• Rapportering til programstyret. 
• Rapportering til eierdepartement i henhold til DIOs rapporteringsstruktur

Oppdragsdetaljer: 

Rollen krever sikkerhetsklarering på nivå Hemmelig.

Arbeidssted: Oslo – kundens lokaler

Omfang: 40 t. arbeidsuke